Una vez que haya encontrado y contratado a su equipo de vendedores de bodas de ensueño, el resto del proceso de planificación suele ser bastante sencillo. En muy raras ocasiones, sin embargo, un vendedor puede cancelar (es decir, no puede cumplir su parte del contrato) antes de la boda debido a situaciones imprevistas, tales como una emergencia u otro evento que está fuera de su control. Si esto le ha pasado a usted o se pregunta cómo prevenirlo, siga leyendo.
Nos pusimos en contacto con planificadores de eventos de New York para escuchar sus consejos sobre cómo asegurarnos de que su gran día se desarrolle sin contratiempos, incluso si un proveedor de bodas cancela.
Considerar el seguro de boda
Si usted está en medio de la planificación y se siente genuinamente ansioso por lo desconocido, considere comprar un plan de seguro de boda. No sólo le ayudará con su tranquilidad antes del gran día, sino que también cubrirá sus pérdidas si el presupuesto de su boda se ve afectado después de la cancelación de un proveedor.
Presta atención a tu contrato
Asegúrese de obtener todo por escrito cuando firme un contrato con un proveedor, incluyendo quién lo rellenará si el proveedor original no puede. En caso de que algo salga mal, es mejor tener su(s) acuerdo(s) en papel.
“Cuando contrate a un proveedor de bodas, lea el contrato cuidadosamente”, “Normalmente, hay una cláusula de cancelación. Si no es así, sea proactivo y pregunte antes de firmar. Recuerde siempre tener un acuerdo por escrito para protegerse. Contratar a un planificador de bodas también ayudará a resolver estos problemas. Defiendo el nombre de mis clientes para asegurarme de que todo esté en la lista correcta y que no haya sorpresas el día del evento. Si algo falla, puedo diferir a mis vendedores y aliviar el estrés de la pareja y hacer que suceda para ellos.”
Organizarse desde el principio
Mantenga todo el papeleo de su boda organizado para que pueda encontrar fácilmente un contrato u otro archivo si es necesario. Nuestras ideas organizativas favoritas incluyen listas de control, hojas de cálculo y cuadernos de confianza. Por último, es inteligente tener algunos proveedores de “copias de seguridad” que le gusten en el archivo por si acaso.
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“Primero recomendaría contratar a un planificador”, dice Oliver Alvarez ‘Wedding Planner de Nueva York. “Eso no es porque yo lo sea, es simplemente porque siempre tenemos recursos disponibles para la mayoría de las situaciones de emergencia en las bodas. También tenemos una gran cantidad de proveedores profesionales en nuestro Rolodex en caso de que uno de los suyos se caiga. Si contratar a un planificador no está dentro de su presupuesto, entonces mantenga la información sobre al menos otros dos proveedores que le gustaron pero que no hicieron el recorte. Iniciar[a] hoja de cálculo para mantener la organización.
Si un proveedor cancela, no se asuste
Tal vez se haya dado cuenta de que no va a funcionar con un proveedor en particular. Sabemos que esto puede parecer un gran contratiempo, pero trate de concentrarse en seguir adelante en lugar de quedarse atrapado en lo que pasó.
“Lo primero que hay que hacer es mantener la calma y ser positivo”, “Es importante confiar en los proveedores que tiene a bordo y buscar su consejo. Muchos tendrán estrechas relaciones y conexiones con la industria y pueden indicarle la dirección correcta. Confía en que al final del día todo saldrá bien!”
Encontrar un compromiso
Hasta que la situación se resuelva, haga todo lo posible para mantener una línea abierta de comunicación con el proveedor en cuestión. Lo más probable es que se arrepientan sinceramente de tener que cancelar la cita, así que trate de ser comprensivo y trabajen juntos para llegar a una solución.
“Si un vendedor contratado no está satisfecho con su actitud, producto o capacidad de respuesta”, llame o organice una reunión en persona”, dice Omar H. de Holguin Photography, Nueva York. “En espera del contrato que firmó y los términos, intente algún tipo de reembolso si es posible. Mantenga las emociones bajo control, no juegue al juego de la culpa. Sea tranquilo, honesto y directo.”
Usa tus recursos
Si usted ha contratado a un planificador de eventos, es probable que él o ella tenga un plan de contingencia sobre qué hacer si un proveedor cancela. Los planificadores son expertos en intervenir para el control de daños, así que confíe en ellos para que solucionen todo.
“Si por alguna razón un proveedor se retira, el planificador siempre debe tener un plan de respaldo para cada categoría de proveedor”. “Después de que su planificador le sugiera sus proveedores preferidos, siempre es una buena idea revisar los comentarios de esos proveedores para que sepa que los clientes anteriores también están contentos con ellos”.